1. Wat houdt het afspiegelingsbeginsel in?
Het afspiegelingsbeginsel is de door de wet voorgeschreven methode voor de selectie van medewerkers bij bedrijfseconomisch ontslag. Het afspiegelingsbeginsel zorgt er voor dat de leeftijdsopbouw van het personeel voor en na de reorganisatie zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Dit wordt bereikt door eerst in kaart te brengen binnen welke uitwisselbare functies er ontslagen vallen. Nadat als eerste afscheid is genomen van de externe medewerkers worden de resterende medewerkers binnen zo´n uitwisselbare functiegroep vervolgens ingedeeld in leeftijdscategorieën van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 jaar tot 55 jaar en 55+ jaar. Hierna wordt binnen elke leeftijdscategorie bekeken van hoeveel medewerkers afscheid dient te worden genomen. Welke volgorde u daarbij moet aanhouden leest u hier.
Parker tip: onderzoek of er een cao van toepassing is waarin afwijkende regels staan over afspiegeling en de ontslagvolgorde.
2. Is er een bepaalde ontslagvolgorde waar ik rekening mee moet houden bij reorganisatie?
Ja, het UWV schrijft een bepaalde rangorde voor bij ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen:
- bekijk of de beoogde krimp kan worden bereikt door de contracten met externe arbeidskrachten te beëindigen, denk dan bijvoorbeeld aan zzp’ers of uitzendkrachten.
- Als dit niet mogelijk is, past u het afspiegelingsbeginsel toe op de resterende medewerkers.
- Medewerkers die de AOW-leeftijd hebben bereikt, oproepkrachten met een nulurencontract en werknemers met een tijdelijk contract dat binnen 26 weken eindigt na de verwachte beslissing van het UWV op de ontslagaanvraag, komen in die volgorde eerst voor ontslag in aanmerking.
- Als laatste vallen de ontslagen in de groep medewerkers met een vast dienstverband en die met een tijdelijk contract dat langer dan 6 maanden voortduurt na de verwachte dag waarop het UWV op de ontslagaanvraag beslist. Binnen deze groep geldt binnen de leeftijdscategorieën van het afspiegelingsbeginsel het principe ´last in, first out´. Oftewel: wie het laatst in dienst is gekomen, wordt als eerste voor ontslag voorgedragen.
3. Welke diensttijd telt mee voor het afspiegelingsbeginsel?
Voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel en de ontslagvolgorde wordt er gekeken naar het moment waarop een medewerker bij zijn werkgever in dienst is getreden. De aard van het contract (tijdelijk of vast) is daarbij niet van belang. Er zijn echter situaties denkbaar waarin mogelijk met een andere, eerdere (start)datum gerekend moet worden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer eerst als uitzendkracht heeft gewerkt voordat hij in dienst kwam.
Parker tip: ga ook na of er onderbrekingen van meer dan 6 maanden in het dienstverband zijn geweest, in dat geval tellen de dienstjaren voor de onderbreking namelijk in beginsel niet mee.
4. Wat zijn uitwisselbare functies?
Dit zijn functies die vergelijkbaar zijn gelet op de inhoud, de kennis, vaardigheden en competenties die daarvoor nodig zijn. Ook is relevant of het tijdelijke of structurele functies zijn. Daarnaast moet het niveau en de beloning gelijkwaardig zijn. Let wel: de vereiste uitwisselbaarheid moet over en weer gelden; dat willen zeggen dat de ene functie uitwisselbaar is met de andere functie en omgekeerd. Het gaat bovendien om de uitwisselbaarheid van de functie, niet om de uitwisselbaarheid van de medewerkers die de functie uitoefenen. In de praktijk wordt vaak aan de hand van een functiebeschrijving beoordeeld of een functie uitwisselbaar is met een andere functie. Als er geen functiebeschrijving beschikbaar is of deze is verouderd, dan moet er gekeken worden naar de feitelijke uitvoering van een functie.
Parker tip: stel alsnog een functiebeschrijving op als deze er nog niet is, of werk deze bij, zodat dit document met het UWV kan worden gedeeld wanneer er een ontslagaanvraag wordt ingediend.
5. In onze organisatie zijn er een paar medewerkers met een unieke functie. Moet ik dan het afspiegelingsbeginsel toepassen?
Nee, als een functie komt te vervallen die maar wordt bekleed door één medewerker hoeft u het afspiegelingsbeginsel niet toe te passen.
Parker tip: afspiegeling is ook niet aan de orde als een gehele functiegroep komt te vervallen: alle medewerkers in die functiegroep komen dan voor ontslag in aanmerking.
6. Hoe om te gaan met opvolgende arbeidsovereenkomsten bij afspiegeling?
Voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel en de ontslagvolgorde is de startdatum van het dienstverband bij de werkgever van belang. Maar soms is de startdatum van het dienstverband bij een andere werkgever bepalend. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als een medewerker eerst als uitzendkracht werkzaam was en nadien op initiatief van de werkgever in (nagenoeg) dezelfde functie is dienst is getreden bij die werkgever. Of als een werknemer intra-concern wordt overgeplaatst op basis van een employabilitybeleid.
Parker tip: beperk zoveel mogelijk een eventuele discussie over de startdatum van een dienstverband. Noteer daarom in uw personeelsadministratie niet alleen wanneer een werknemer bijvoorbeeld als uitzendkracht bij u is begonnen maar ook in welke functie en op wiens initiatief het uiteindelijke dienstverband na de inlening is ontstaan. Let ook goed op eventuele onderbrekingen in het (opvolgende) dienstverband.
7. Zijn er uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel?
Er zijn situaties waarin van het afspiegelingsbeginsel kan worden afgeweken of wanneer de toepassing van het afspiegelingsbeginsel zelfs helemaal achterwege kan blijven. Voorbeelden zijn wanneer een werknemer de enige is die een bepaalde functie uitoefent, als een werknemer niet kan worden gemist (al zal dit niet snel worden aangenomen door het UWV), indien een groep uitwisselbare functies helemaal komt te vervallen of als het bedrijf of een bedrijfsvestiging wordt gesloten. Ook in een toepasselijke cao kunnen afwijkende regels over afspiegeling staan.
Parker tip: controleer of de toepasselijke cao specifieke of afwijkende spelregels heeft bij reorganisatie
8. Is het afspiegelingsbeginsel ook van toepassing op werknemers die al voorbij de AOW-gerechtigde leeftijd zijn?
Ook AOW’ers tellen mee voor het afspiegelingsbeginsel en bij de bepaling van de ontslagvolgorde. Deze groep medewerkers komt als eerste voor ontslag in aanmerking nadat de beoogde reductie van het personeelsbestand niet kan worden bereikt door de contracten van externe medewerkers (zoals zzp’ers of uitzendkrachten) te beëindigen.
9. Moet ik afscheid nemen van alle uitzendkrachten en tijdelijke contracten voordat ik medewerkers met een vast contract kan ontslaan?
Er is inderdaad een bepaalde ontslagvolgorde bij reorganisatie. Welke volgorde precies, leest u hier.
10. Is er een alternatief mogelijk voor het afspiegelingsbeginsel?
Ja dat is mogelijk. In een toepasselijke cao kan staan dat er op basis van andere criteria mag worden afgespiegeld, zoals op basis van functioneren. Daarnaast kan bij cao zijn afgesproken dat maximaal 10% van de werknemers die worden ontslagen mogen aanblijven.
Parker tip: aan de 10% regeling zijn strikte voorwaarden verbonden. Lees de cao daarom goed na.
11. Ik heb meerdere vestigingen. Hoe spiegel ik af?
Afspiegeling vindt plaats per uitwisselbare functiegroep in een bedrijfsvestiging. Een bedrijfsvestiging heeft kort gezegd een eigen zelfstandige bedrijfsvoering en is als zelfstandige eenheid herkenbaar. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit het voeren van een eigen bedrijfsnaam, een eigen website, zelfstandige inschrijving in de Kamer van Koophandel, juridische entiteit, etc. Het kan voorkomen dat meerdere vestigingen samen als een bedrijfsvestiging moeten worden beschouwd, bijvoorbeeld als het personeel regelmatig wordt uitgewisseld of als er meerdere vestigingen samen worden gevoegd. In dat geval vindt de afspiegeling plaats binnen de uitwisselbare functiegroep van deze gezamenlijke vestigingen.
12. Voor afspiegeling is een peildatum vereist, mag ik elke willekeurige datum kiezen?
De peildatum is relevant voor het bepalen van het personeelsbestand waarop het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast. De peildatum is in principe het moment waarop de ontslagaanvraag wordt ingediend. U kunt echter ook een afwijkende peildatum kiezen, zo lang het om een ´objectiveerbaar moment´ gaat dat vóór de datum ligt waarop de ontslagaanvragen worden ingediend, zoals wanneer de bedrijfsactiviteiten worden gestaakt. Een dergelijke afwijkende peildatum mag echter ook weer niet zo ver teruggaan, dat deze vooraf gaat aan het moment waarop medewerkers worden geïnformeerd over het feit dat er arbeidsplaatsen komen te vervallen.
13. Wat betekent ´last in, first out´?
Dit heeft betrekking op het afspiegelingsbeginsel. Binnen de leeftijdscategorie van een uitwisselbare functiegroep waarin arbeidsplaatsen komen te vervallen, dient de medewerker die het laatst in dienst is gekomen, als eerste voor ontslag te worden voorgedragen.