Reorganisatie

Op grond van art. 7:669 lid 3 sub a BW kan een arbeidsovereenkomst eenzijdig door de werkgever worden beëindigd vanwege een bedrijfseconomische reden. De bedrijfseconomische reden moet leiden tot het structureel vervallen van arbeidsplaatsen binnen de onderneming voor een doelmatige bedrijfsvoering. Voor de opzegging van een arbeidsovereenkomst vanwege bedrijfseconomische redenen is toestemming van het UWV vereist. Soms is in plaats van toestemming van het UWV de toestemming van een ingestelde cao-ontslagcommissie vereist.

Dit stuk gaat in op de UWV procedure. Hoe werkt deze procedure? Welke informatie moet worden aangeleverd? Hoe lang duurt de procedure? Wat moet u doen na verkregen toestemming van het UWV? Wat kunt u doen tegen een besluit van het UWV waar u het niet mee eens bent?

Waar bestaat een ontslagaanvraag uit?

Voor een ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen moeten de UWV formulieren ‘Aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische reden’ worden ingevuld. De aanvraag bestaat uit 3 delen: A, B en C. Voor een complete ontslagaanvraag moeten alle 3 de formulieren volledig worden ingevuld, inclusief de bijlagen.

Wat houdt formulier A in?

Formulier A bevat de gegevens van de werkgever die de ontslagaanvraag indient, waaronder: bedrijfsnaam, adres, contactpersoon binnen de onderneming, gegevens gemachtigde, diverse administratieve kenmerken, namen en gegevens van boventallige werknemers, of een cao van toepassing is, of de WMCO van toepassing is en of de medezeggenschap is geraadpleegd.

Wat houdt formulier B in?

Formulier B bevat de gegevens van de werknemers voor wie ontslag wordt aangevraagd, waaronder: naam, geboortedatum, burgerservicenummer, adres, bedrijfsvestiging, vragen over de arbeidsovereenkomst en de functie, herplaatsing en opzegverboden.

Wat is een voorlopige ontslagaanvraag en waarom zou je deze indienen?

Wilt u na het indienen van de ontslagaanvraag nog met de werknemer(s) onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst? Dan kan een voorlopige ontslagaanvraag worden ingediend met een verzoek om 14 dagen uitstel. In dat geval hoeft alleen het volledig ingevulde formulier A worden ingediend met als bijlage een lijst met de namen, adresgegevens en burgerservicenummers van de werknemers voor wie een ontslagvergunning zal worden aangevraagd.

Wat houdt formulier C in?

Dit formulier is het belangrijkste deel van de ontslagaanvraag, met daarin de onderbouwing van de reorganisatie. Het UWV stelt een groot aantal vragen over de reorganisatie die tot de ontslagaanvraag heeft geleid. Hierin komen onder andere de onderstaande onderwerpen naar voren.

Wat is een bedrijfseconomische reden?

Het UWV heeft per bedrijfseconomische reden uiteengezet aan welke voorwaarden moet zijn voldaan en welke documenten bij de ontslagaanvraag aan het UWV dienen te worden overlegd. Het UWV accepteert de volgende bedrijfseconomische omstandigheden als reden om te mogen reorganiseren:

• een slechte of slechter wordende financiële situatie
• werkvermindering
• organisatorische of technologische veranderingen
• bedrijfsverhuizing
• beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming
• vervallen van loonkostensubsidie

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over de bedrijfseconomische redenen.

Het is uiteindelijk aan de werkgever om de onderneming zodanig in te richten dat de continuïteit is gewaarborgd. De bedrijfseconomische reden wordt dan ook terughoudend getoetst door het UWV. Naast de bedrijfseconomische reden toetst het UWV ook:

• of de werkgever heeft voldaan aan zijn herplaatsingsplicht
• of het afspiegelingsbeginsel juist is toegepast
• of het aantal vervallen arbeidsplaatsen logisch samenhangt met de bedrijfseconomische omstandigheden
• of de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is geraadpleegd
• of een opzegverbod van toepassing is

Heeft een flexcontract evenveel rechten bij reorganisatie als een vaste arbeidsovereenkomst?

Toestemming om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd op te zeggen vanwege bedrijfseconomische redenen zal door het UWV uitsluitend worden gegeven als flexcontracten (arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en uitzendkrachten) zijn beëindigd.

Er geldt een uitzondering voor:

• payrollmedewerkers;
• personen die werkzaamheden van tijdelijke aard verrichten gedurende een periode van ten hoogste 26 weken; en
• arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd met een resterende looptijd van meer dan 26 weken na de verwachte dag waarop het UWV op de ontslagaanvraag beslist.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over afspiegelen.

Wat houdt de herplaatsingsplicht in?

Het UWV verwacht dat de werkgever actief heeft onderzocht of herplaatsing van de werknemer mogelijk is. Ook de medewerker dient zich daarvoor in te spannen. Herplaatsing is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De mogelijkheid van herplaatsing van een werknemer wordt bekeken aan de hand van de (toekomstige) vacatures. Het is gebruikelijk dat de werkgever in een herplaatsingsgesprek met de werknemer inventariseert wat mogelijke passende functies voor hem of haar zijn en dat hierover schriftelijke afspraken worden gemaakt. Het UWV vraagt hier expliciet naar. De werknemer moet ook kennis kunnen nemen van (nieuwe) vacatures; de werkgever moet hierbij een actieve rol spelen. Het UWV vraagt om een overzicht met vacatures van de onderneming en de eventuele groep van ondernemingen waar de onderneming onderdeel van uitmaakt.

Bij de beoordeling van mogelijke herplaatsing moeten ook de arbeidsplaatsen van plaatsmakers worden betrokken. Plaatsmakers zijn bijvoorbeeld uitzendkrachten, oproepkrachten, werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt en, onder voorwaarden, ZZP’ers.

Herplaatsing moet mogelijk zijn binnen een redelijke termijn. De redelijke termijn is gelijk aan de opzegtermijn. Dit wil zeggen: 1 tot en met 4 maanden, afhankelijk van de lengte van het dienstverband. De redelijke termijn begint op de dag waarop het UWV toestemming geeft voor opzegging.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over herplaatsing.

Hebben werknemers invloed op de reorganisatieplannen?

Het UWV besteedt in formulier C uitdrukkelijk aandacht aan de medezeggenschap bij de reorganisatie. Zo wil het UWV weten of de werkgever een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft ingesteld en, zo ja, of de ondernemer om advies heeft gevraagd met betrekking tot de voorgenomen reorganisatie. Als er geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld en bij de werkgever 10 personen of meer werken, wilt het UWV onder omstandigheden weten of het personeel in een personeelsvergadering is geïnformeerd over het voorgenomen besluit en of hen om advies is gevraagd. De adviesaanvraag en het advies moeten worden meegestuurd met de ontslagaanvraag. Als de ontslagaanvraag te vroeg is gedaan wordt deze geweigerd. Hiervan is onder andere sprake in de volgende gevallen:

• Als de werkgever geen advies heeft gevraagd aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering, terwijl dit wel had gemoeten.
• Als het besluit van de ondernemer niet overeenkomt met het advies van de ondernemingsraad en de voorgeschreven wachttijd van een maand nog niet voorbij is. De wachttijd gaat in op de dag nadat de ondernemingsraad is ingelicht over het besluit.
• Als de ondernemingsraad bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam om een voorlopige voorziening heeft gevraagd en de Ondernemingskamer heeft bepaald dat het besluit niet mag worden uitgevoerd.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over medezeggenschap bij reorganisaties.

Mag de werkgever zelf bepalen welke werknemers boventallig worden?

Als je wilt inkrimpen mag de werkgever niet zelf de werknemers uitkiezen die voor ontslag in aanmerking komen. Selectie van boventallige werknemers vindt in beginsel plaats op basis van het zogenaamde afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel zorgt er voor dat de leeftijdsopbouw van het personeel voor en na de reorganisatie zoveel mogelijk hetzelfde blijft.

Dit wordt bereikt door eerst in kaart te brengen binnen welke uitwisselbare functies er ontslagen vallen. Het gaat hierbij om functies die vergelijkbaar zijn als men kijkt naar de inhoud, de kennis, vaardigheden en competenties die daarvoor nodig zijn en de vraag of het tijdelijke of structurele functies zijn. Daarnaast moet het niveau en de beloning gelijkwaardig zijn. Let wel: de vereiste uitwisselbaarheid moet over en weer gelden. Dat willen zeggen dat de ene functie uitwisselbaar is met de andere functie en omgekeerd. Het gaat bovendien om de uitwisselbaarheid van de functie, niet om de uitwisselbaarheid van de medewerkers die de functie uitoefenen.

Bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel worden alle medewerkers van zo´n uitwisselbare functiegroep vervolgens ingedeeld in leeftijdscategorieën van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 jaar tot 55 jaar en 55+ jaar. U dient daarbij rekening te houden met een bepaalde rangorde voor ontslag, waarbij de ontslagen als laatste vallen in de groep medewerkers met een vast dienstverband en die met een tijdelijk contract dat langer dan 6 maanden voortduurt na de verwachte dag waarop het UWV op de ontslagaanvraag beslist. Hierna wordt binnen elke leeftijdscategorie gekeken wie het laatst in dienst is gekomen. Dat is dan de medewerker van wie afscheid wordt genomen.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over de selectie van boventallige werknemers.

Gelden er speciale regels voor grote reorganisaties?

Bij een ontslagaanvraag voor 20 of meer werknemers kan de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing zijn. Het is dan raadzaam om eerst contact opnemen met de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening van het UWV.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over de WMCO.

Hoe verloopt de UWV procedure na het indienen van de formulieren A t/m C?

Nadat de werkgever een ontslagvergunning heeft aangevraagd bij het UWV en deze compleet wordt bevonden, ontvangt de werknemer een kopie van de volledige ontslagaanvraag. De werknemer krijgt vervolgens 14 dagen om hierop te reageren op basis van het verweerformulier ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen. Hierin kan de werknemer ingaan op de bedrijfseconomische redenen, de ontslagvolgorde en de mogelijkheid tot herplaatsing.
De reactie van de werknemer wordt doorgestuurd naar de werkgever. Als het UWV dit nodig acht volgt een tweede schriftelijke ronde, waarin de werkgever op het verweer van de werknemer mag reageren en de werknemer hier vervolgens weer op mag reageren. Het UWV beslist meestal binnen vier weken of toestemming voor ontslag wordt verleend. Als er een extra ronde van hoor en wederhoor nodig is, dan is de behandeltermijn meestal zeven tot acht weken.

Hoe gaat het verder als de werkgever een ontslagvergunning krijgt?

Als het UWV de werkgever toestemming geeft om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen, kan de werkgever hiertoe overgaan. Dit dient de werkgever binnen vier weken te doen, met inachtneming van de opzegtermijn. Dit kan de wettelijke opzegtermijn zijn of de opzegtermijn uit de arbeidsovereenkomst. De duur van de behandeling van de ontslagaanvraag mag de werkgever aftrekken van de opzegtermijn. Er moet wel ten minste één maand opzegtermijn overblijven. Als er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd zonder tussentijds opzegbeding kan de arbeidsovereenkomst slechts worden ontbonden door de kantonrechter.

Kan de werkgever opzeggen als er een opzegverbod geldt?

Onder bepaalde omstandigheden mag een werkgever de arbeidsovereenkomst niet opzeggen. Deze omstandigheden staan in de wet. Er geldt een opzegverbod, kort samengevat (en niet uitputtend):

• gedurende de eerste twee jaar van ziekte;
• gedurende zwangerschap of bevallingsverlof en zes weken na hervatting van de werkzaamheden;
• met een werknemer die (kandidaat) lid is van een medezeggenschapsorgaan.
• de deskundige werknemer in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet.
• wegens ouderschapsverlof, vakbondslidmaatschap of een overgang van onderneming.

Het opzegverbod geldt niet als redelijkerwijs is te verwachten dat het verbod vervalt binnen vier weken na verlening van toestemming om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen.

Klik hier voor een uitgebreide Q&A over het opzegverbod.

Wederindiensttredingsvoorwaarde

Bij een opzegging vanwege bedrijfseconomische redenen geldt op basis van de wet een wederindiensttredingsvoorwaarde. Dit betekent dat de werkgever niet binnen 26 weken een andere werknemer mag aannemen voor hetzelfde of vergelijkbaar werk, waarvoor eerder een werknemer vanwege bedrijfseconomische redenen is ontslagen. Mocht de vervallen functie binnen die periode opnieuw beschikbaar komen, dan moet die functie eerst worden aangeboden aan de ontslagen werknemer.

Als er sprake is van een collectief ontslag dan komt de werknemer die het laatst voor ontslag in aanmerking kwam als eerste in aanmerking voor de opnieuw beschikbare functie die hetzelfde of vergelijkbaar is met de oude functie.
Als een werkgever de wederindiensttredingsvoorwaarde niet nakomt, kan de werknemer de opzegging van de arbeidsovereenkomst laten vernietigen door de Kantonrechter. In dat geval is de werkgever met terugwerkende kracht het loon verschuldigd vanaf het moment van opzegging. De werknemer kan ook een billijke vergoeding verzoeken.

Op de wederindiensttredingsvoorwaarde geldt één uitzondering. Als de werkgever een zzp´er inschakelt, hetgeen het UWV kritisch beoordeelt aan de hand van een aantal criteria, om werkzaamheden te verrichten die eerder door een werknemer op basis van een arbeidsovereenkomst werden verricht, is de wederindiensttredingsvoorwaarde niet van toepassing.

Beroepsmogelijkheden

Als het UWV niet akkoord gaat met de ontslagaanvraag, mag de werkgever de arbeidsovereenkomst met de werknemer niet opzeggen. De werkgever kan binnen twee maanden na de beslissing van het UWV de Kantonrechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst alsnog te ontbinden. De Kantonrechter beoordeelt dan zelfstandig en opnieuw of er een noodzaak om te reorganiseren is, of het afspiegelingsbeginsel juist is toegepast en of er mogelijkheden voor herplaatsing zijn.

Als de werknemer van mening is dat zijn arbeidsovereenkomst ten onrechte is opgezegd kan hij/zij binnen twee maanden na het eindigen van de arbeidsovereenkomst bij de Kantonrechter herstel vorderen of een billijke vergoeding.

Tegen de Beschikking van de Kantonrechter is binnen drie maanden hoger beroep mogelijk bij het Gerechtshof en in laatste instantie cassatie bij de Hoge Raad.

Checklist UWV procedure

1. Voor een ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden is toestemming vereist van het UWV of eventueel een cao-ontslagcommissie.
2. Bedrijfseconomische omstandigheden kunnen bestaan uit een slechte financiële positie, werkvermindering, organisatorische veranderingen, technologische veranderingen, beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten, bedrijfsverhuizing en het vervallen van een loonkostensubsidie.
3. Herplaatsing binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, is niet mogelijk of ligt niet in de rede.
4. Flexcontracten dienen eerst te worden beëindigd voordat een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan worden opgezegd.
5. Het afspiegelingsbeginsel moet worden toegepast per categorie uitwisselbare functies binnen de bedrijfsvestiging.
6. Op grond van de 10% talentregel kan ten hoogste 10% van het aantal voor ontslag voor te dragen werknemers buiten beschouwing worden gelaten als dat in de cao staat.
7. Als de werkgever het voornemen heeft om tenminste 20 werknemers, werkzaam in één werkgebied, binnen een tijdvak van drie maanden te ontslaan, moet aan (de meldingsplicht van) de WMCO worden voldaan.
8. Als een vervallen functie binnen 26 weken weer herleeft, dient deze functie te worden aangeboden aan de werknemer die deze functie als laatst vervulde en binnen die periode om bedrijfseconomische redenen is ontslagen.